Chứng từ kế toán là tài liệu dùng làm căn cứ để ghi các loại sổ sách kế toán. Vì vậy, người làm công tác kế toán cần phải hiểu rõ chứng từ kế toán là gì? Chứng từ kế toán gồm những loại nào? Loại chứng từ nào doanh nghiệp bắt buộc phải có? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp các câu hỏi trên.
Nội dung và sự hợp lệ của các chứng từ kế toán
Nội dung của chứng từ kế toán được cấu thành từ những yếu tố sau:
Yếu tố cơ bản cần phải có để cấu thành nên chứng từ kế toán bao gồm: tên chứng từ; ngày tháng năm lập; tên, địa chỉ bên lập và bên nhận chứng từ; nội dung nghiệp vụ kinh tế; các thông số về số lượng, đơn giá, số tiền bằng số, bằng chữ; chữ ký của những người có liên quan.
Lưu ý: đối với chứng từ thể hiện quan hệ giữa các pháp nhân thì cần có chữ ký của người đứng đầu đơn vị, ký và đóng dấu.
Yếu tố bổ sung không bắt buộc, tùy thuộc vào nhu cầu quản lý của các bên mà có thể bổ sung thêm vào chứng từ kế toán như: phương thức thanh toán, cách thức bán hàng, nhận hàng…
Sự hợp lệ của chứng từ kế toán cần đáp ứng những tiêu chí sau:
Tính pháp lý: Chứng từ cần có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan, các bên liên quan để đảm bảo tính pháp lý. Đó là cơ sở để tránh những tranh chấp xảy ra, trường hợp nếu có tranh chấp thì chứng từ sẽ là căn cứ để phân định đúng sai và trách nhiệm của các bên.
Đúng pháp luật: Với những chứng từ được Nhà nước quy định mẫu thì cần tuân thủ đúng hình thức và nội dung khi lập thì chứng từ mới hợp lệ. Đồng thời, cần đầy đủ nội dung và chữ ký của các bên.
Tính trung thực: Cần đảm bảo những nội dung ghi trong chứng từ kế toán thực tế có phát sinh, không được phép bịa đặt bởi đây là căn cứ chứng minh, xử phạt theo quy định của pháp luật nếu có sai phạm.
Tính rõ ràng: Các nội dung trên chứng từ kế toán cần trình bày rõ ràng, mạch lạc, câu từ dễ hiểu. Sử dụng mực vĩnh viễn, tránh các loại mực không được phép sử dụng trong kế toán như: bút chì, mực phai, mực đỏ…
Bước 1: Tiếp nhận thông tin, lập chứng từ
Một số lưu ý khi lập chứng từ kế toán cần nắm rõ như sau:
Khi lập chứng từ, chỉ lập 1 lần đối với nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tổ chức doanh nghiệp và khi phát sinh phải bắt buộc lập. Nội dung cần đầy đủ, rõ ràng, chính xác và kịp thời để phản ánh đúng sự việc phát sinh.
Khi viết chứng từ phải sử dụng bút mực xanh, không sử dụng các loại mực dễ phai, mực chì hay mực đỏ, đen. Số và chữ cần thể hiện sự liên tục không ngắt quãng đồng thời gạch chéo phần trống. Chứng từ không được sửa chữa hay tẩy xóa, nếu viết sai thì gạch chéo và hủy bỏ, đối với những chứng từ liên quan đến tiền thì không được xé khỏi cuống.
Đối với chứng từ có nhiều liên cần lập đầy đủ liên theo quy định và tất cả các liên phải có 1 nội dung giống nhau bằng cách đánh máy hoặc lồng giấy than.
Đối với chữ ký trên chứng từ cần có đầy đủ chữ ký theo các chức danh, sử dụng bút mực xanh để ký, không ký mực đỏ hay bút chì, chữ ký cần thống nhất trên tất cả chứng từ và khớp với chữ ký đã đăng ký theo quy định.
Người ký chứng từ: Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán (nếu doanh nghiệp chưa có kế toán trưởng). Lưu ý: kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền không được ký thay người đứng đầu doanh nghiệp, người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác, chữ ký của chủ doanh nghiệp và kế toán trưởng phải khớp với chữ ký đã đăng ký tại ngân hàng.
Vai trò của chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán giúp nhà quản trị đánh giá chất lượng của kế toán trong tổ chức, doanh nghiệp
Chứng từ kế toán là căn cứ để kế toán ghi sổ và thực hiện một số công việc kế toán ban đầu
Là cơ sở pháp lý cho những nghiệp vụ đã phát sinh và hoàn thành tại doanh nghiệp
Là cơ sở để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, quyết toán tại doanh nghiệp và xác định được mức độ sai phạm để ra quyết định xử phạt khi cần thiết.
Chứng từ kế toán là gì? Ví dụ về chứng từ kế toán
Theo khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán được lập theo trình tự, thủ tục, hình thức do pháp luật quy định. Căn cứ vào Điều 16 Luật Kế toán 2015, trên chứng từ kế toán phải có đầy đủ các nội dung sau:
Các chứng từ liên quan đến doanh thu, chi phí hoạt động kinh doanh
Kế toán sẽ phản ánh và ghi sổ vào các tài khoản số hiệu loại 5 (511, 515, 521) và loại 6 (611, 621, 622, 623, 627, 631, 632, 635, 641, 642) về doanh thu và chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để hạch toán kế toán thì cần căn cứ vào các chứng từ như: các phiếu kế toán (phiếu thu, phiếu chi…), hóa đơn bán hàng thông thường, hóa đơn giá trị tăng trưởng,…
Bước 4: Tổ chức luân chuyển chứng từ đến các bộ phận có liên quan và ghi sổ kế toán
Cần xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ một cách hợp lý, tránh chồng chéo gây chậm trễ trong xử lý chứng từ đồng thời cần cung cấp thông tin kịp thời cho các bộ phận có liên quan. Ngoài ra, công tác kế toán cần lược bớt những chứng từ không cần thiết, đơn giản hóa thủ tục xét duyệt chứng từ trong thời đại 4.0, đó cũng là cách giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí nhân công.
Lập và lưu trữ chứng từ kế toán
Việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán cần phải đáp ứng quy định sau:
- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.
Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung tại Mục 1 nêu trên.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa;
Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.
Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định.
Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
- Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
- Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều 18 Luật Kế toán 2015.
Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 Luật Kế toán 2015.
Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
Chứng từ kế toán dùng để mua, bán hàng hóa
Phiếu nhập kho, xuất kho là chứng từ thể hiện việc mua vật liệu, hàng hóa nhập kho và xuất kho bán hàng hóa, thành phẩm
Tờ khai hải quan là chứng từ doanh nghiệp cần kê khai khi nhập, xuất khẩu hàng hóa từ nước ngoài.
Biên bản bàn giao hàng hóa là chứng từ xác thực của bên giao và bên nhận khi nhận được đầy đủ hàng hóa, tài sản.
